Как устроена облачная касса и почему она не требует физического терминала

Облачная касса хранит фискальные данные на удалённом сервере и формирует чек через обычный браузер или приложение, поэтому аппаратный терминал не нужен. Ниже показано, как облачная касса работает, чем отличается от классической ККТ и как начать принимать платежи без покупки «железа».

Что такое облачная касса простыми словами

Это программа-касса, которая живет в интернете: открываешь браузер, авторизуешься, и через два клика получаешь фискальный чек с QR-кодом, который сразу летит в ФНС и клиенту. Никакого железа, никакого кабеля — только интернет и обычный ноутбук или даже телефон. В отличие от стационарного аппарата, здесь всё «живёт» на серверах провайдера: фискальный накопитель, электронная подпись, база товаров и отчёты. Пользователь видит только удобный интерфейс, где можно быстро выбить чек, оформить возврат или выгрузить отчёт за день.

Как облачная касса работает без физического терминала

1. Продавец вводит сумму в веб-форме или пробивает товар из каталога.
2. Система генерирует фискальный документ, подписывает его электронной подписью, прикрепляет уникальный номер и за секунду отправляет в ОФД.
3. ОФД мгновенно пересылает чек в ФНС и одновременно на e-mail или телефон покупателя.
4. Деньги при этом могут поступать на карту, на расчётный счёт или в СБП — касса не привязана к конкретному эквайеру.

Главное отличие: фискальный накопитель (ФН) тоже «облачный». Он размещён на защищённых серверах провайдера и работает по защищённому каналу TLS 1.3. Поэтому ИП не покупает ФН за 7–12 тыс. руб. и не носит его в налоговую при смене адреса — всё происходит автоматически.

Чем облачная касса отличается от классической ККТ: таблица сравнения

Какие законы регулируют облачные кассы в 2025 году

Облачная касса полностью подпадает под 54-ФЗ и ФФД 1.2, вступивший в силу 1 января 2025 года: она обязана формировать чек с тегами 1055, 1115, 1119, передавать данные через ОФД и хранить электронную подпись на сертифицированном носителе. Провайдеры получают аккредитацию ФНС и ежегодно проходят аудит безопасности по стандарту ISO 27001. С 1 марта 2025 года упростился порядок регистрации: ИП достаточно подать заявление в личном кабинете ФНС, и касса готова к работе в течение 5 рабочих дней.

Как начать работать с облачной кассой: пошаговый чек-лист

Можно ли подключить облачную кассу к сайту и маркетплейсу

Да, и это часто единственный способ соблюсти 54-ФЗ при онлайн-оплате. Провайдеры предлагают готовые модули для WooCommerce, OpenCart, Битрикс, а также webhook-ссылки для маркетплейсов (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет). Когда клиент оплачивает заказ, маркетплейс отправляет POST-запрос, и облачная касса мгновенно формирует чек с нужным признаком «расчёт по операции покупателя» (тег 1214). Возвраты тоже автоматические: достаточно нажать «Вернуть» в личном кабинете, и система отправит корректировочный чек.

Какие ограничения есть у облачной кассы

• Нужен стабильный интернет от 64 кбит/с, иначе чек не уйдёт.
• При полном обрыве связи продажу придётся отложить: офлайн-режим законодательно запрещён.
• Не подходит для торговли в отдалённых поселках без 3G/4G.
• Некоторые ОФД ограничивают количество чеков в сутки на базовом тарифе (обычно 1 000 шт.).

Подходит ли облачная касса для курьеров и выездной торговли

Идеально. Достаточно установить приложение на Android-смартфон и подключить мобильный принтер чеков по Bluetooth. Вес комплекта обычно не превышает 250 г, автономность работы в среднем 8 часов. Курьер пробивает заказ в телефоне, чек летит клиенту на почту, а копия печатается на термоленте. При потере связи приложение ставит чек в очередь и отправляет его автоматически, как только появляется 3G. Поэтому облачная касса активно используется доставщиками еды, косметики и даже одежды «примерка на дому».

Как перейти с классической ККТ на облачную кассу без потери данных

Шаг 1. Прежде чем отключить старый аппарат, берут актуальную выгрузку товаров — из 1С, Excel или любого другого учётного модуля. Файл сохраняют в формате csv: артикул, наименование, цена, НДС, код маркировки. Это застрахует от потери данных, если фискальный накопитель вдруг «заболеет» в последний день работы.

Шаг 2. Далее нажимают «Закрыть смену» на старом устройстве и печатают отчёт о закрытии фискального накопителя. Это не просто бумажка — документ подтверждает, что все чеки ушли в ОФД и ФНС, а значит, налоговая не задаст вопросов при регистрации новой кассы.

Шаг 3. После закрытия смены заполняют форму Р2-ОНЛАЙН прямо в личном кабинете ФНС. В поле «Тип ФН» выбирают «виртуальный», указывают новый номер ККТ, адрес расчётов и данные провайдера. Подписывают заявление усиленной квалифицированной подписью и отправляют. Система выдаёт талон о приёме: регистрация занимает 1–2 дня без визита в инспекцию.

Шаг 4. Когда ФНС одобрит регистрацию, импортируют csv-файл в облачный кабинет: загружают список товаров, проверяют коды ОКВЭД2 и ставки НДС. После загрузки делают сверку остатков: пробивают несколько тестовых чеков и сверяют суммы с учётом. Если расхождений нет — можно начинать продовую работу.

Шаг 5. Старый аппарат не обязаны выбрасывать: закон разрешает оставить его как резерв или передать в аренду. Главное — не использовать один и тот же фискальный номер одновременно на двух кассах. Если срок эксплуатации ещё не истёк, устройство можно поставить на склад или продать: достаточно сформировать акт ввода в эксплуатацию на нового владельца и подать уведомление в ФНС в течение суток.

Вся процедура занимает 1–2 дня и не требует визита в налоговую — всё делается через личный кабинет.

Итог: когда выгодно выбирать облачную кассу

Облачная касса выигрывает, если:

• стартовый бюджет ограничен;
• торговая точка часто меняет адрес;
• нужно быстро интегрироваться с сайтом или маркетплейсом;
• важно обновлять ПО без выезда техника;
• нет желания покупать ФН и платить за его замену каждые 13 или 15 месяцев.

В остальных случаях классическая ККТ всё ещё уместна, особенно при нестабильном интернете и высоких требованиях к скорости пробивания чека.